Datenschutz­erklärung

Datenschutzerklärung der Institutionen der PROMEA Sozialversicherungen

 

Die PROMEA Ausgleichskasse ist für die Datenbearbeitungen, welche in dieser Datenschutzerklärung beschrieben werden, zusammen mit der PROMEA Familienausgleichskasse und der PROMEA Pensionskasse gemeinsam verantwortlich. Sie können die Institutionen der PROMEA Sozialversicherungen für Ihr Datenschutzanliegen wie folgt kontaktieren:

 

PROMEA Sozialversicherungen

Baslerstrasse 60

8048 Zürich

 

oder Sie wenden sich direkt an unsere Datenschutzberaterin:

 

PROMEA Sozialversicherungen

Frau Aurora Paximadas

Baslerstrasse 60

8048 Zürich

datenschutzberaterin@promea.ch

 

Als gemeinsam Verantwortliche für den Schutz Ihrer persönlichen Daten weisen wir darauf hin, dass wir Auskünfte nur an die berechtigte (versicherte) Person erteilen dürfen. Bitte legen Sie Ihrer schriftlichen Anfrage eine Ausweiskopie bei. Vertreter benötigen jeweils eine Vollmacht mit Originalunterschrift der berechtigten Person.

 

Die PROMEA Ausgleichskasse hat eine hoheitliche Aufgabe. Als öffentlich-rechtliche Institution und Bundesorgan darf sie Personendaten nur bearbeiten, wenn dafür eine gesetzliche Grundlage besteht. Für Durchführungsstellen der 1. Säule gelten u. a. die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Allgemeinen Teils des Sozialversicherungsrechts (ATSG), des Bundesgesetzes über die Alters- und Hinterlassenversicherung (AHVG) und des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG). Sie unterstehen der Schweigepflicht (Art. 33 ATSG). Personen, welche an der Durchführung sowie der Kontrolle oder der Beaufsichtigung der Durchführung der Sozialversicherungsgesetze beteiligt sind, haben Dritten gegenüber Verschwiegenheit zu bewahren. Die Voraussetzungen für eine Datenbekanntgabe in Abweichung zur Schweigepflicht werden durch Art. 50a AHVG, das Kreisschreiben über die Schweigepflicht und die Datenbekanntgabe in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ und Art. 36 DSG geregelt. Eine Verletzung der gesetzlichen Bestimmungen ist strafbar. Die PROMEA Ausgleichskasse bearbeitet die von ihr bei den Arbeitgebenden erhobenen Personendaten in Übereinstimmung mit ihrem gesetzlichen Auftrag und nur soweit für die Erfüllung der ihr übertragenen Aufgaben erforderlich.

 

Die PROMEA Familienausgleichskasse prüft die Gewährung und Ablehnung von Zulagen. Sie ist gesamtschweizerisch tätig und hat ebenfalls eine hoheitliche Aufgabe. Sie benötigt für ihre Bearbeitungen eine gesetzliche Grundlage. Das Bundesgesetz über die Familienzulagen (FamZG) verweist für den Datenschutz auf das AHVG. Es kommen daher ebenfalls die bei der PROMEA Ausgleichskasse erwähnten gesetzlichen Grundlagen zur Anwendung. Die PROMEA Familienausgleichskasse bearbeitet die bei den Arbeitgebenden erhobenen Personendaten in Übereinstimmung mit ihrem gesetzlichen Auftrag und nur soweit für die Erfüllung der ihr übertragenen Aufgaben erforderlich.

 

Die PROMEA Pensionskasse ist eine umhüllende Vorsorgeeinrichtung im Sinne von Art. 48 und 49 des Bundesgesetzes über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG). Im Bereich des gesetzlichen Obligatoriums gilt sie als Bundesorgan. Personen, die an der Durchführung, Kontrolle oder Beaufsichtigung der Durchführung des BVG beteiligt sind, unterliegen der Schweigepflicht nach Art. 86 BVG. Die Bekannt- und Weitergabe von Daten an Dritte richtet sich im Bereich der obligatorischen Beruflichen Vorsorge nach Art. 86a BVG, im überobligatorischen Bereich nach den Bestimmungen des DSG. Da bei einer umhüllenden Einrichtung eine unterschiedliche Behandlung, je nachdem, ob eine Leistung oder ein Guthaben obligatorischer oder überobligatorischer Natur ist, oft nicht möglich ist, werden die strengen Bestimmungen des BVG auch im überobligatorischen Bereich angewendet. Der gesamte Bearbeitungsprozess von der Erhebung bis zur Löschung der Personendaten erfolgt in Übereinstimmung mit den speziellen Datenschutzbestimmungen des BVG und des DSG.

 

Die Pensionskasse OPE ist ein Vorsorgewerk der proparis Vorsorge-Stiftung Gewerbe Schweiz und weist keine eigene Rechtspersönlichkeit auf. Für die Datenbearbeitung ist diese Datenschutzerklärung massgebend.

 

 

Die Arbeitsverhältnisse der Mitarbeitenden der PROMEA Sozialversicherungen sind privatrechtlicher Natur. Die Datenbearbeitung im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses untersteht dem DSG und den Regelungen des Personalreglements. Die PROMEA Sozialversicherungen informiert ihre Mitarbeitenden über die betrieblichen Datenbearbeitungen und allfällige Anpassungen an die DSG-Revision (z. B. Ernennung einer Datenschutzberaterin). Auch als Arbeitgeberin sorgen wir gewissenhaft für den Schutz der Daten unserer Mitarbeitenden und ihrer Privatsphäre.

 

Welche Daten bearbeiten wir?

• Versicherten-Stammdaten (Name, Vorname, Kommunikationsdaten, Geburtsdatum, Nationalität, AHV-Nummer), welche wir für die Abwicklung unseres gesetzlichen Auftrags benötigen. Die Versichertendaten erhalten wir in der Regel vom Arbeitgebenden der versicherten Person, von anderen kantonalen oder Bundesorganen sowie von der zentralen Ausgleichsstelle ZAS oder von Ihnen selbst,
• Lohn-, Einkommens- und Vermögensdaten (Lohnsumme von Arbeitgebenden für die Beitragsfestlegung, Jahreslohn von versicherten Personen, Einkommen und Vermögen von Selbstständigerwerbenden und Nichterwerbstätigen, usw.),
• Leistungsdaten (AHV-, IV-, BV-Renten, Taggelder der IV, EO-Entschädigungen und Elternentschädigungen (bei Mutterschaft-, Vaterschaft und Betreuung), Kinder- und Familienzulagen, Ergänzungsleistungen, Altersguthaben)
• Gesundheitsdaten (als besonders schützenwerte Daten gem. Art. 5 lit. C DSG): insbesondere Gebrechens-Code der IV, Gesundheitserklärung der Arbeitnehmenden beim Eintritt in die Pensionskasse oder bei Lohn sowie Vorsorgeplanänderungen und Gesundheitsakte bei Einspracheverfahren der Invalidenversicherung im Bereich BV,
• Kontaktdaten, wenn Sie mit uns über das Portal PROMEA connect, PROMEA Versichertenportal, per Kontaktformular, per E-Mail oder Telefon in Kontakt treten sowie Vertragsdaten (Vertragsbeziehung, Produkte, Produktintresse),
• Unternehmensdaten, welche bei Abwicklung eines Vertrags mit der PROMEA Ausgleichskasse, der PROMEA Familienausgleichskasse oder PROMEA Pensionskasse anfallen (Name Ansprechperson, Kontaktdaten, UID-Nummer, Bonitätsdaten, Zahlungsverhalten, Kontokorrentangaben, Angaben über zu erbringende oder erbrachte Leistungen, Daten aus dem Vorfeld eines Vertragsabschlusses, Offerten, Interaktionen während der Vertragsdauer),
• Daten von Mitarbeitenden für das Arbeitsverhältnis und die Lohnbuchhaltung sowie Daten Stellenbewerberinnen und -bewerbern,
• technische Registrierungsdaten von Besuchern unserer Webseite, des Portals PROMEA connect, für welches die IT-Firma M&S im Auftrag der IGAKIS Wartung und Support leistet.

 

Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir erheben Versichertendaten vom Arbeitgebenden der versicherten Person, von anderen kantonalen oder Bundesorganen sowie von der Zentralen Ausgleichsstelle ZAS in erster Linie, um unseren gesetzlichen Auftrag als Durchführungsstellen der 1. und 2. Säule zu erfüllen.

 

Wir bearbeiten Personendaten,

 

• um mit Ihnen zu kommunizieren, Ihre Anfragen zu beantworten und um Ihnen gewünschte Unterlagen, Reglemente, Ausweise oder Offerten zuzustellen,
• um Leistungen an Sie, Familienangehörige, Hinterlassene, gemeinsam Verantwortliche, Behörden und Dritte zu erbringen, wobei wir auch automatisierte Bearbeitungen, jedoch kein Profiling vornehmen,
• zur Verhinderung eines unrechtmässigen Leistungsbezugs und von Betrugsfällen,
• zur Entwicklung und Verbesserung unserer Dienstleistungen, des Angebots auf unserer Webseite, zu Informationszwecken für unsere Arbeitgebenden, Arbeitnehmenden, Rentenbeziehenden, versicherten Personen und Besucher etc.,
• wir bearbeiten Personendaten, um unseren versicherten Personen in der 2. Säule das PROMEA Versichertenportal zur freiwilligen Nutzung für zusätzliche Informationen, Berechnungen, Angaben zu Vorbezugsmöglichkeiten und Pensionskassenausweise zur Verfügung zu stellen

 

Ausserhalb unseres gesetzlichen Auftrags können wir Personendaten auch für folgende Zwecke bearbeiten, sofern ein überwiegendes Interesse oder eine Kundeneinwilligung vorliegt:

 

• für Analyse und Bewertung der Zufriedenheit unserer Unternehmenskunden und versicherten Personen,
• zu Marketing- und Werbezwecken,
• zur Erstellung von Offerten und Angeboten für unsere Unternehmenskunden, wobei wir auch automatisierte Bewertungen (Profiling) vornehmen dürfen, so lange Sie die Verwendung der Unternehmensdaten zu Marketing- und Werbezwecken nicht untersagen,
• zur Rechnungsstellung, zu Inkassozwecken und für Bonitäts- und Kreditwürdigkeitsprüfungen,
• zur Datenerhebung über potentielle neue Kunden für unsere Leistungen,
• zur Evaluation und Bewertung potentieller Lieferanten und Dienstleister,
• für statistische Auswertungen des BSV, kantonaler und eidgenössischer Behörden sowie für wirtschaftliche und betriebliche Zwecke (Bonitätsprüfung, Buchhaltung und Rechnungswesen),
• wir untersuchen das Verhalten auf unserer Webseite, u. a. um Missbrauchs- und Sicherheitsrisiken festzustellen.

Wir treffen zurzeit keine wesentlichen Einzelentscheidungen vollautomatisch (per Computer oder künstliche Intelligenz). KI wird lediglich zur Triage von Anfragen über das Kontaktformular genutzt, bei denen keine Themenauswahl getroffen wurde. Diese Anfragen werden gleichwohl von den Mitarbeitenden bearbeitet und beantwortet.

 

Empfänger der Daten

Für die Erfüllung unseres gesetzlichen Auftrags übermitteln wir Ihre Personendaten, soweit wir dazu rechtlich verpflichtet sind, auch an andere Bundesorgane, den gemeinsam verantwortlichen Institutionen unter dem Dach der PROMEA Sozialversicherungen, anderen Sozialversicherungen, Behörden, Revisionsgesellschaften, Pensionskassenexperten, der Aufsicht, den Steuer-, Strafverfolgungsbehörden und Gerichten.

 

Für die Vertragserfüllung übermitteln wir Ihre Personendaten auch an Banken, Versicherungen und IT-Provider in der Schweiz, die in unserem Auftrag oder in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit uns Daten bearbeiten und IT- Support leisten.

 

Für zentrale IT-Lösungen dürfen wir mit der IGAKIS, einer Interessengemeinschaft von kantonalen und verbandlichen Ausgleichskassen, und mit der Firma M&S Software Engineering sowie mit Software- und IT-Providern in der ganzen Schweiz Daten austauschen

 

Ort der Bearbeitung

Wir bearbeiten Ihre Personendaten in der Schweiz und halten dabei die Bestimmungen des schweizerischen Datenschutzgesetzes ein, soweit nicht spezialgesetzliche Datenschutzbestimmungen des AHVG, FamZG oder BVG im Einzelfall vorgehen. Im Rahmen von Sozialversicherungsabkommen mit der EU (Personenfreizügigkeitsabkommen) oder bei Wohnort im Ausland können Ihre Personendaten bei Vorliegen eines entsprechenden Antrags oder einer gesetzlichen Grundlage auch ins Ausland bekannt gegeben werden oder aus dem Ausland empfangen werden.

Dauer der Speicherung

Grundsätzlich bearbeiten wir Ihre Daten so lange, wie es der Bearbeitungszweck und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen, mindestens aber während 10 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Leistung oder Eintragung in Ihr Dossier erfolgte.

 

Für Einzelheiten verweisen wir als Dienststelle der 1. Säule auf die Weisung des Bundesamts für Sozialversicherung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und Aktenvernichtung in der AHV/IV/EO/EL/ÜL/FamZ/FamZLw (WAF), als Dienstelle der 2. Säule auf Art. 41 Abs. 8 BVG in Verbindung mit Art. 27i Verordnung über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVV 2). Werden in der Beruflichen Vorsorge keine Leistungen geltend gemacht, dauert die Aufbewahrungspflicht bis die versicherte Person das 100. Altersjahr vollendet hat oder vollendet hätte.

 

Die Unterlagen abgewiesener Stellenbewerberinnen und -bewerber werden spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

 

Sie haben folgende Rechte:

• Das Recht, von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
• das Recht, dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig sind;
• das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen, sobald es die Vorschriften über die gesetzliche Aktenaufbewahrung erlauben;
• das Recht, von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Datenbearbeitung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.
• Sie können allfällige Verstösse der zuständigen Aufsichtsbehörde, dem eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten, melden.

 

Besuch unserer Webseite

Bei einem Besuch dieser Webseite erheben wir keine personenbezogenen Daten von Ihnen. Personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn Sie uns diese selbst über unser Kontaktformular mitteilen oder sich zum Newsletter anmelden. Diese Daten werden ausschliesslich zur Beantwortung Ihres Anliegens genutzt und danach wieder gelöscht

 

Verwendung von Cookies

Beim Aufruf bestimmter Seiten wird ein so genanntes «Session-Cookie» gesetzt. Hierbei handelt es sich um eine kleine Textdatei, die nach Ende der Browser-Sitzung automatisch wieder von Ihrem Computer gelöscht wird. Diese Datei dient ausschliesslich dazu, bestimmte Applikationen nutzen zu können. Sie können bei den meisten Webbrowsern die Einstellungen so ändern, dass Ihr Browser neue Cookies nicht akzeptiert oder Sie können erhaltenen Cookies löschen lassen. Wie dies konkret für Ihren Browser funktioniert, kann in der Regel über dessen Hilfe-Funktion in Erfahrung gebracht werden.

 

Server-Log-Dateien

Wie bei jeder Verbindung mit einem Webserver protokolliert und speichert der Server des Webhosting-Anbieters INFOFACTORY (https://www.infofactory.ch/home) bestimmte technische Daten. Zu diesen Daten gehören die IP-Adresse und das Betriebssystem Ihres Geräts, die Daten, die Zugriffszeit, die Art des Browsers sowie die Browser-Anfrage inklusive der Herkunft der Anfrage (Referrer). Dies ist aus technischen Gründen erforderlich, um Ihnen unsere Webseite zur Verfügung zu stellen. Der Webhosting-Anbieter schützt diese Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen vor unerlaubten Zugriffen und gibt sie nicht an Dritte weiter. Soweit wir dabei personenbezogene Daten verarbeiten, tun wir dies aufgrund unseres Interesses, Ihnen die bestmögliche Nutzererfahrung zu bieten und die Sicherheit und Stabilität unserer Systeme zu gewährleisten.

 

Einbindung von Videos (iStock, YouTube und Vimeo)

Auf unserer Webseite binden wir Videos von externen Plattformen ein, um Ihnen eine ansprechende und informative Benutzererfahrung zu bieten. Im Zusammenhang mit der Wiedergabe dieser Videos können bestimmte Daten erfasst werden. Nachfolgend informieren wir Sie über die relevanten Datenverarbeitungen durch die jeweiligen Anbieter:

 

iStock (Getty Images)

Wir verwenden auf unserer Webseite Videos, für die wir eine Lizenz von iStock (Getty Images) erworben haben. Wenn Sie diese Videos ansehen, werden keine zusätzlichen Daten von iStock über Ihre Nutzung auf unserer Webseite erfasst, da die Videos direkt eingebunden sind. Sollte ein Besuch auf der iStock-Webseite erforderlich sein (z. B. für Lizenzinformationen oder den Erwerb von Inhalten), unterliegt dieser Besuch der Datenschutzerklärung von iStock. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch iStock finden Sie in der Datenschutzerklärung von Getty Images: Datenschutzerklärung iStock.

 

YouTube (Google LLC)

Wir betten Videos von YouTube auf unserer Webseite ein. Wenn Sie ein eingebettetes Video abspielen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei kann YouTube Daten über die Nutzung des Videos erheben, insbesondere die IP-Adresse, den verwendeten Browser sowie weitere technische Informationen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch YouTube finden Sie in der Datenschutzerklärung von YouTube: Datenschutzerklärung Google.

 

Vimeo (Vimeo, Inc.)

Auf unserer Webseite nutzen wir Vimeo zur Einbettung von Videos. Wenn Sie ein Vimeo-Video abspielen, wird eine Verbindung zu den Servern von Vimeo hergestellt. Vimeo kann dabei Informationen über Ihre Nutzung des Videos erheben, wie z. B. die IP-Adresse, technische Details des Endgeräts sowie die Dauer der Interaktion mit dem Video. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Vimeo finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vimeo: Datenschutzerklärung Vimeo.

 

Datensammlung durch externe Anbieter

Bitte beachten Sie, dass die oben genannten externen Plattformen (iStock, YouTube und Vimeo) gegebenenfalls Daten direkt sammeln, sobald Sie mit den Videos interagieren oder die jeweiligen Webseiten besuchen. Wir haben keinen Einfluss auf diese Datensammlung, da sie durch die externen Anbieter erfolgt. Wir empfehlen, die Datenschutzerklärungen dieser Anbieter zu lesen, um weitere Informationen zur Art und Weise der Datenverarbeitung zu erhalten.
 

Social Media

Wir betreiben auf sozialen Netzwerken und anderen Plattformen eigene Auftritte (z.B. auf Meta (ehem.  Facebook), Instagram, LinkedIn und X (ehem. Twitter). 

Bitte beachten Sie, dass die oben genannten externen Plattformen (Meta, Instagram, LinkedIn und X) gegebenenfalls Daten direkt sammeln, sobald Sie die jeweiligen Webseiten besuchen. Wir haben keinen Einfluss auf diese Datensammlung, da sie durch die externen Anbieter erfolgt. Wir empfehlen, die Datenschutzerklärungen dieser Anbieter zu lesen, um weitere Informationen zur Art und Weise der Datenverarbeitung zu erhalten.

 

Chatbot Mea

Bei der Nutzung unseres Chatbots Mea werden die eingegebenen Fragen und Antworten im Rahmen des Reportings gespeichert und ausgewertet, die zur Weiterentwicklung und Verbesserung des Chatbots dienen. Sofern Sie keine persönlichen Daten in das Freitextfeld eingeben, werden keine persönlichen Daten gesammelt

Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht und um Änderungen transparent zu machen.

Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung kann stets an dieser Stelle (www.promea.ch/datenschutz) abgerufen werden.

 

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Zürich, 30.06.2025