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Protection des données

Déclaration relative à la protection des données des institutions de PROMEA assurances sociales

 

PROMEA caisse de compensation est responsable, avec PROMEA caisse d’allocations familiales et PROMEA caisse de pension, du traitement des données tel que décrit dans la présente déclaration relative à la protection des données. Vous pouvez contacter les institutions de PROMEA assurances sociales pour vos questions sur la protection des données comme suit :

 

PROMEA assurances sociales

Ifangstrasse 8

Case postale

8952 Schlieren

 

ou vous pouvez vous adresser directement à notre conseillère en protection des données :

 

PROMEA assurances sociales

Mme Aurora Paximadas

Ifangstrasse 8

Case postale

8952 Schlieren

datenschutzberaterin@promea.ch

 

En tant que responsables communs pour la protection de vos données personnelles, nous précisons que nous ne sommes autorisés à fournir des renseignements qu’à l’ayant droit ( assuré ). Merci de joindre une copie de votre pièce d’identité à votre demande écrite. Les représentants doivent être en possession d’une procuration avec signature originale de l’ayant droit.

 

PROMEA caisse de compensation assume une tâche souveraine. En tant qu’institution de droit public et organe de la Confédération, elle peut traiter les données personnelles s’il existe à cet effet une base légale. Pour les organes d’exécution du 1er pilier s’appliquent entre autres les dispositions relatives à la protection des données de la partie générale du droit des assurances sociales ( LPGA ), de la loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants ( LAVS ) et de la loi suisse sur la protection des données ( LPD ). Ils sont soumis au secret professionnel ( art. 33 LPGA ). Les personnes qui participent à l’exécution ainsi qu’au contrôle ou à la supervision de l’exécution des lois relatives aux assurances sociales sont tenues au secret professionnel envers des tiers. Les conditions de divulgation des données par dérogation à l’obligation de garder le secret sont régies par l’art. 50a LPD, la circulaire sur le secret professionnel et la divulgation de données dans AVS/AI/APG/PC/AFamAgr/AFam et l’art. 36 LPD. La violation des dispositions légales est punissable. PROMEA caisse de compensation traite les données personnelles qu’elle collecte auprès des employeurs conformément à son mandat légalet uniquement dans la mesure où elles sont nécessaires à l’accomplissement des tâches qui lui sont confiées.

 

PROMEA caisse d’allocations familiales examine l’octroi ou le refus d’allocations. Elle exerce sur l’ensemble du territoire suisse et a également une tâche souveraine. Elle a besoin pour ses traitements d’une base légale. Pour la protection des données, la loi fédérale sur les allocation familiales (LAFam) renvoie à la LAVS. Les bases légales mentionnées pour PROMEA caisse de compensation sont donc également applicables. PROMEA caisse d'allocations familiales traite les données personnelles qu’elle collecte auprès des employeurs conformément à son mandat légal et uniquement dans la mesure où elles sont nécessaires à l’accomplissement des tâches qui lui sont confiées.

 

PROMEA caisse de pension est une institution de prévoyance enveloppante au sens des art. 48 et 49 de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP). Dans le domaine de l’obligation légale, elle est considérée comme un organe fédéral. Les personnes qui participent à l’exécution, au contrôle ou à la supervision de l’exécution de la LPP sont tenues au secret professionnel selon l’art. 86 LPP. La communication et la transmission de données à des tiers sont régies par l’art. 86a LPP dans le domaine de la prévoyance professionnelle obligatoire et par les dispositions de la LPD dans le domaine surobligatoire. Étant donné qu'il n’est souvent pas possible dans une institution enveloppante de traiter différemment une prestation ou un avoir selon qu’il est de nature obligatoire ou surobligatoire, les dispositions strictes de la LPP sont également appliquées au domaine surobligatoire. L’ensemble du processus de traitement, de la collecte à la suppression des données personnelles, se déroule en conformité avec les dispositions spéciales relatives à la protection des données de la LPP et de la LPD.

 

La caisse de pension OPE est une œuvre de prévoyance de la proparis Prévoyance fondation arts et métiers Suisse et n’a pas de personnalité juridique propre.

 

Les rapports de travail des collaborateurs de PROMEA assurances sociales relèvent du droit privé. Le traitement des données dans le cadre d’un rapport de travail est soumis à la LPD et aux dispositions du règlement du personnel. PROMEA assurances sociales informe ses collaborateurs sur le traitement des données dans l’entreprise et sur les éventuelles adaptations à la révision de la LPD ( p. ex. nomination d’une conseillère en protection des données ). En tant qu’employeur, nous veillons scrupuleusement à la protection des données de nos collaborateurs et de leur vie privée.

 

Quelles sont les données que nous traitons ?

  • Les données de base d’assuré ( nom, prénom, données de contact, date de naissance, nationalité, numéro AVS ), dont nous avons besoin pour gérer notre mandat légal. Les données des assurés nous sont généralement transmises par l’employeur de la personne assurée, d’autres organes cantonaux ou fédéraux ainsi que par la centrale de compensation CdC ou par vous-même,

  • les données relatives au salaire, aux revenus et à la fortune ( masse salariale des employeurs pour la fixation des cotisations, salaire annuel des personnes assurées, revenus et patrimoine des travailleurs indépendants et des personnes sans activité lucrative ),

  • les données de prestations ( rentes AVS, AI, PP, indemnités journalières de l’AI, allocations APG et allocations parentales (en cas de maternité, paternité, garde d’enfants ), allocations pour enfants et familiales, prestations complémentaires, avoirs de vieillesse,

  • les données de santé : en particulier le code d’infirmité de l’AI, déclaration de santé des employés et carte de santé en cas de procédure d’opposition de l’assurance invalidité dans le domaine PP,

  • les données de contact, si vous nous contactez via le portail connect, par formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone ainsi que les données de contrat ( relation contractuelle, produits, intérêts produit ),

  • les données d’entreprise générées lors de l’exécution d’un contrat avec PROMEA caisse de compensation, PROMEA caisse d’allocations familiales ou PROMEA caisse de pension ( nom de l’interlocuteur, données de contact, numéro d’identification fiscale, données de solvabilité, comportement de paiement, données de compte courant, données sur les prestations à fournir ou fournies, données préalables à la conclusion d’un contrat, offres, interactions pendant la durée d’un contrat ),

  • les données des collaborateurs pour le rapport de travail et la comptabilité salariale ainsi que les données des candidates et candidats à un emploi,

  • les données techniques d’enregistrement des visiteurs de notre site internet, du portail connect, pour lequel la société IT M&S fournit des services de maintenance et d’assistance sur mandat de la société IGAKIS.

 

Dans quel but traitons-nous vos données ?

Nous collectons les données des assurés des employeurs de la personne assurée, d’autres organes cantonaux ou fédéraux ainsi que de la centrale de compensation CdC afin de remplir en premier lieu notre mission légale en tant qu'organes d’exécution des 1er et 2e piliers.

 

Nous traitons les données personnelles 

  • afin de communiquer avec vous, répondre à vos demandes et vous remettre les documents, règlements, certificats ou offres souhaités,

  • afin de fournir des prestations, à vous, aux membres de votre famille, aux survivants, à des responsables communs, aux autorités et à des tiers, en procédant également à des traitement automatisés mais pas à un profilage,

  • afin d’empêcher la perception illégale de prestations et les cas de fraude,

  • pour développer et améliorer nos prestations, l’offre sur notre site internet, à des fins d’information pour nos employeurs, employés, bénéficiaires d’une pension, personnes assurées et visiteurs, etc.,

  • nous traitons les données personnelles pour mettre à disposition des personnes assurées dans le 2e pilier un portail d’assurés à utiliser facultativement pour obtenir des informations supplémentaires, des calculs, des indications sur les possibilités de retrait anticipé et les certificats de caisse de pension.

 

En-dehors de notre mission légale, nous traitons également les données personnelles aux fins suivantes, dans la mesure où il existe un intérêt prépondérant ou un consentement du client ::

  • pour l’analyse et l’évaluation de la satisfaction de nos entreprises clientes et personnes assurées,
    à des fins de marketing et de publicité,

  • pour l’établissement d’offres et de devis pour nos entreprises clientes, nous sommes également habilités à procéder à des évaluations automatisées (profilage), tant que vous n’interdisez pas l’utilisation des données de l’entreprise à des fins de marketing et de publicité,

  • pour la facturation, le recouvrement et les contrôles de solvabilité,

  • pour la collecte de données sur de potentiels nouveaux clients pour nos prestations,

  • pour l’évaluation de potentiels fournisseurs et prestataires,

  • pour les évaluations statistiques de l’OFAS, des autorités cantonales et fédérales ainsi qu’à des fins économiques et professionnelles (contrôle de solvabilité, comptabilité et facturation),

  • nous analysons le comportement sur notre site internet, notamment pour déterminer les risques d’abus et de sécurité.

Actuellement, nous ne prenons aucune décision importante de manière entièrement automatisée (par ordinateur ou intelligence artificielle). Nos experts assument à tout moment l’entière responsabilité de leurs décisions.

 

Destinataires des données

Pour l'exécution de notre mandat légal, nous transmettons également vos données personnelles, dans la mesure où nous y sommes tenus juridiquement, à d’autres organes fédéraux, aux institutions responsables conjointement sous l’égide de PROMEA assurances sociales, à d’autres assurances sociales, aux autorités, aux sociétés de révision, aux experts des caisses de pension, aux autorités de surveillance, autorités fiscales et de poursuite pénale et aux tribunaux.

Pour l’exécution du contrat, nous transmettons également vos données aux banques, assurances et fournisseurs de services informatiques en Suisse qui traitent les données et fournissent une assistance pour notre compte ou sous notre responsabilité commune.

Pour les solutions informatiques centrales, nous sommes autorisés à échanger les données avec la société IGAKIS, une communauté d’intérêt de caisses de compensation cantonales et associatives, avec la société M&S Software Engineering ainsi qu’avec des fournisseurs de logiciels et de services informatiques dans toute la Suisse. 

 

Lieu du traitement

Nous traitons vos données personnelles en Suisse et respectons les dispositions de la loi fédérale sur la protection des données, dans la mesure où les dispositions légales spéciales de protection des données LAVS, LAFam ou LPP ne prévalent pas dans un cas particulier. Dans le cadre des conventions en matière de sécurité sociale avec l’UE ( accord sur la libre circulation des personnes) ou si vous résidez à l’étranger, vos données personnelles peuvent également être communiquées à l’étranger ou reçues de l’étranger si vous en faîtes la demande ou s’il existe une base légale.


Durée de conservation

De manière générale, nous traitons vos données aussi longtemps que l’exige le but du traitement et les délais de conservation légaux, mais au moins pendant 10 ans après la fin de l’année civile au cours de laquelle la dernière prestation ou inscription dans votre dossier a été effectuée.

 

Pour les détails, nous vous renvoyons en tant que service du 1er pilier à la directive de l’Office fédéral des assurances sociales sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des documents dans l’AVS/AI/APG/PC/PTra/AFamAgr/AFam (DGD), en tant que service du 2e pilier à l’art. 41, al. 8 LPP en lien avec l’art. 27i Ordonnance sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité ( OPP 2 ). Si aucune prestation n’est réclamée dans la prévoyance professionnelle, l’obligation de conservation dure jusqu’à ce que la personne assurée ait ou aurait atteint l’âge de 100 ans. 

 

Les dossiers des candidates et candidats à un emploi refusés sont effacés au plus tard six mois après la clôture de la procédure de recrutement. 

 

Vous avez les droits suivants : 

  • le droit de nous demander si nous traitons des données vous concernant, et si oui, lesquelles ;

  • le droit de nous demander de corriger vos données si elles sont inexactes ;

  • le droit de demander l’effacement des données dès que les prescriptions sur la conservation légale des documents le permettent ;
    le droit de demander la publication de certaines données personnelles dans un format électronique courant ou leur transmission à un autre responsable ;

  • le droit de révoquer un consentement donné pour le traitement des données , pour autant que notre traitement repose sur votre consentement.

  • Vous pouvez signaler les éventuelles infractions à l’autorité de surveillance compétente, le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

 

Collecte de données à caractère personnel lors de la visite de notre site internet

Nous ne collectons aucunes données personnelles lorsque vous visitez ce site internet. Les données personnelles ne sont collectées que si vous nous les transmettez personnellement sur le formulaire de contact. Ces données sont exclusivement utilisées pour répondre à votre demande et effacées aussitôt après.

 

Utilisation de cookies

Lors de l’ouverture de certaines pages, un cookie de session est installé. Il s’agit en l’occurrence d’un petit fichier texte effacé automatiquement de votre ordinateur à la fin de votre session sur le navigateur. Ce fichier sert uniquement à utiliser certaines applications. Sur la plupart des navigateurs internet, vous pouvez modifier les paramètres pour que votre navigateur n’accepte pas les nouveaux cookies ou effacer les cookies reçus. En règle générale, la fonction Aide de votre navigateur peut vous indiquer comment procéder pour que cela fonctionne correctement sur celui-ci.

 

Fichiers de connexion au serveur

Comme pour chaque connexion à un serveur internet, ce dernier enregistre et stocke certaines données techniques du serveur du fournisseur d’hébergement web INFOFACTORY ( https://www.infofactory.ch/home ) . Font partie de ces données l’adresse IP et le système d’exploitation de votre ordinateur, les données, l’heure d’accès, le type de navigateur ainsi que la demande du navigateur et l’origine de la demande ( Referrer ). Ceci est nécessaire pour des raisons techniques afin de mettre notre site internet à votre disposition. Le fournisseur d’hébergement web protège ces données des accès non autorisés par des mesures techniques et organisationnelles et ne les transmet pas à des tiers. Dans la mesure où nous traitons des données à caractère personnel, nous le faisons en raison de notre intérêt à vous offrir la meilleure expérience utilisateur possible et pour garantir la sécurité et la stabilité de nos systèmes.

 

Vidéos de Vimeo

Notre site internet utilise des vidéos de Vimeo, un service de Vimeo, Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA ( « Vimeo « ). Les vidéos Vimeo intégrées nous permettent de fournir des contenus multimédias et de rendre l’offre en ligne plus attrayante.

Une connexion aux serveurs de Vimeo est établie à l'ouverture d’une page avec vidéos Vimeo intégrées. Des informations sur la visite du site et votre adresse IP sont transmises à Vimeo. Cela permet à Vimeo d’associer directement votre comportement de navigation à votre profil personnel, à condition d’être connecté à votre compte Vimeo.

Vimeo peut enregistrer des cookies sur votre appareil final pour améliorer votre expérience utilisateur et collecter des statistiques. Ces cookies restent sur votre appareil final jusqu’à ce que vous les effaciez.

En utilisant les vidéos Vimeo, des données à caractère personnel comme votre adresse IP et vos activités sur notre site internet peuvent être transmises à Vimeo. Nous n’avons aucune influence sur le volume de données collectées et traitées par Vimeo.

Vous trouverez d’autres informations sur le traitement des données par Vimeo dans sa directive relative à la protection des données : https://vimeo.com/privacy.

Veuillez noter qu’en utilisant les vidéos Vimeo, vous consentez au traitement des données par Vimeo. 

Mise à jour de la présente déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration relative à la protection des données afin qu’elle soit toujours en conformité avec les exigences légales du moment et pour faire la transparence sur les modifications. 

La version actuelle de la déclaration de protection des données peut toujours être consultée à cet endroit (www.promea.ch/protection_donnees).

 

PROMEA Assurances sociales

Schlieren, le 31.08.2023